Infosistem.hr

Nedavno je stupio na snagu novi zakon o radu. Iako se iščekuje pravilnik koji će pokrivati i evidenciju radnog vremena, ostala su otvorena pitanja: kako i zašto raditi takvu evidenciju.

Ako se vratimo u (ne tako) davnu prošlost, možemo si jednostavno vizualizirati ulaske u tvornicu u 7 ujutro, kada se prolazilo pored limene kutije sa satom te poništavalo karticu, te kolone ljudi u niskom startu koje su čekale sirenu u 15 sati samo da mogu istu tu svoju karticu poništiti i ispuniti papirnatu kvotu radnog vremena.

Što se točno evidentiralo?

Broj minuta ili sati koliko je netko bio u tvorničkom krugu.  Ono što se sigurno nije evidentiralo je učinkovitost, rad, trud te koncentracija na neku aktivnost ili zadatak. S prijezirom se gledalo na one „amerikance“ kojima se brojalo koliko je tko matica zategnuo ili koliko je kutija zapakiralo. Ha – kod nas je bolje, imaš sve, samo dođeš na posao  i osigurana ti je egzistencija.

I što se promijenilo?

Danas živimo u jednom uređenom neuređenom kapitalističkom sistemu. I što se promijenilo? Sada imamo dva paralelna sustava – realni sektor i državni sektor.

Onaj najglasniji, tzv troškovni odnosno neprofitni sektor – državne institucije, javne tvrtke i sl, sa odlično razvijenom mrežom sindikata, i dalje zabranjuju strogu kontrolu radnog vremena, pod krinkom zaštite prava radnika, te se većina takvih institucija može pohvaliti samo rudimentom evidencijom ulazaka i izlazaka u radni prostor.

Realni sektor, pod pritiskom neprofitnoga da dodatno minimizira svoje troškove te poveća profitabilnost svojih resursa, godinama se snalazi koristeći razne metode. Neke tvrtke koriste e-mail gdje osobe po dolasku na posao moraju poslati poruku, druge koriste Time Sheet kao alata ne samo za evidenciju radnog vremena, već zadataka koji se ispunjavaju u tom danu.

Ima tu i manje slavnih primjera tvrtki gdje voditelji obilaze svoje radnike redovito ili ih nadgledaju kroz urede otvorenog tipa. Sve u svrhu kako bolje kontrole djelatnika, ali tako i osiguranja da ne postoje pojedinci koji rade svoj posao već da se ne potkradaju oni koji isti ne obavljaju.

Ako se sada zanemari ekstremna krajnost kontrole rada, kao instrument kažnjavanja i represije, već se gleda pozitivni aspekt, kako u smislu prosperiteta tvrtke, tako i u segmentu nagrađivanja i vrednovanja zaposlenika, granulacija u evidenciji radnog vremena je definitivno nešto čemu se treba težiti.

Do prije nekoliko godina, evidencija je bila odvojeni sustav koji se povezivao isključivo uz kadrovsku službu, te je kao takav bio zaseban otok. U današnje vrijeme, moderni sustavi kontrole pristupa koji se povezuju sa kadrovskom službom omogućavaju raznorazne alate i izvještaje preko kojih se može vidjeti ne samo vrijeme provedeno u uredu, već i zadatci koji su se obavljali, tipovi komunikacija koje je zaposlenik koristio, te podatci kojima je on pristupao.

Evidencija zaposlenika – ujedno i zaštita IT sustava tvrtke?

Kada nas je jedan korisnik tražio da mu se pomogne u rješavanju dvaju problema – evidencija radnog vremena na velikom broju lokacija te zaštita informatičkog sustava, nismo mogli niti zamisliti kolika je široka primjena ovakvih alata.

Povezujući fizičku zaštitu prostora sa informatičkom zaštitom podataka putem specijaliziranih uređaja/alata (kao što je na primjer Imprivata SSO), dobivamo iznimno veliku količinu podataka, na osnovu koji se mogu donositi razne poslovne odluke. Od jednostavnih kao što su – dok god osoba fizički nije prisutna u prostoru, ne dozvoli autorizaciju na IT sustave – gdje se rješava dosadašnji problem da svatko zna svačiju lozinku, pa do kompleksnijih  kao što je – korisnik A može pristupiti podatku X, jedino za vrijeme radnog vremena te sa računala Y, odnosno po dolasku osobe B u tvrtku, isključi alarmni sustav, pokreni klimatizaciju, te dozvoli pristup prema serveru Z.

Te dodatne vrijednosti koje se povezuju sa radnim vremenom, i prisutnošću zaposlenika, dozvoljavaju isto tako da se upravlja sa raznim troškovima, rade izvještaju o aktivnostima te osigura da su svi podatci ali i alati potrebni za rad dostupni zaposleniku prema važećim procedurama.

Stavimo se sada nakratko u ulogu Banke. Upotreba pametnih (Smart) kartica za pristup računalu, idejno se pokazala kao odlično rješenje koje je trebalo zaštiti podatke te osigurati da dok god je zaposlenik na radnom mjestu njegovi podatci budu dostupni, a odlaskom s radnog mjesta (bilo do blagajne, trezora, printera ili drugog kolege) njegovi podatci budu automatski zaštićeni. U praksi nažalost, djelatnici znaju ostavljati istu karticu kako bi izbjegli unos PINa prilikom povratka na radno mjesto, te tako ostavljaju mogućnost pristupa neovlaštenim osobama.

No kada se to poveže sa fizičkom zaštitom, gdje djelatnik ne može izaći iz prostorije ili ući u štićeni prostor bez te iste kartice (kombinacija Smart i contactless kartice) ovaj proces postaje dodatno osiguran od zloupotrebe. To, u kombinaciji s evidencijom radnog vremena gdje sustav prepoznaje da li se netko prijavio na posao ili ne, te mu bez prijave ne dozvoljava pristup podatcima, podiže zaštitu na iznimno visoku razinu.

Naravno, sve ovo je u današnjem svijetu moguće dodatno povezati, pa tako zaštititi i telefon koji se nalazi na stolu od neovlaštene upotrebe bez prijave u sustav, ili povezati video zapise s kontrolom pristupa gdje se svaki ulazak ili izlazak u prostor poprati s trajnim zapisom video snimke ili fotografije. Te naravno povezivanje sa sustavima za ispis, ne samo zbog zaštite podataka koji se ispisuju već i radi kontrole i evidencije broja ispisa.

Kroz takve sinergijske sustave stvarno možemo primijeniti poslovicu vrijeme je novac – kako u prihodovno, tako i u rashodovnom smislu.