Sustav upravljanja dokumentacijom omogućuje praćenje cijelog životnog ciklusa određenog dokumenta – od izrade ili zaprimanja dokumenta, određivanja pravila kolanja dokumenta i kontrole procesa, provjeravanja i ovjeravanja dokumenta (uvođenje digitalnog potpisa) te objave ili izdavanja dokumenta do njegova arhiviranja.

Svaki dokument podržava verzioniranje, kontrolu i suradnju većeg broja korisnika na njegovoj doradi. Svaka verzija je vidljiva i moguće je pratiti proces od izrade do finalne verzije dokumenta.

Pristup dokumentima osiguran je s bilo koje lokacije putem internetske aplikacije ili mobilnog uređaja. Prava pristupa definiraju se u skladu s potrebama organizacije i ograničavaju pristup određenim dokumentima za sve osobe koje nemaju potrebe vidjeti te dokumente, čime izravno utječemo na informacijsku sigurnost.